郵件有 2+1 種型態，第3種型態不要花時間處理：
首先，我把郵件分成兩種狀態：
- 「單純答覆溝通狀態」：有些郵件就是需要答覆而已，或是還在進行初期溝通的階段。
- 「任務到專案狀態」：有些郵件開始變成我需要去執行的任務，甚至變成專案流程的一部分。
分出這兩種型態後，我會用不同的整理方式，去針對這兩種郵件進行不同整理。
那有沒有郵件是超出這兩種型態的呢？
有的，就是「不用管他的郵件」，例如通知信、廣告信、不想或不需答覆的信，這些信件就「根本不需花時間整理」，只要刪除或封存即可。需要留存參考的通知信就「封存」，其他一律直接刪除。
在這個「去除不用管他的郵件」的初步階段，我會好好善用「 Gmail 自動分類」、「 Gmail 自動化過濾」兩個功能，讓我可以批次刪除或封存他們，不用花時間面對他們。
如何處理單純答覆溝通狀態？
接著，才進入我真正開始整理郵件的階段，這時候我要先面對的是一些「需要答覆溝通的郵件」，這些信像是：
- 講座邀請的信而我要思考要不要答應
- 需要我回傳講師資料的信
- 讀者詢問問題的來信
- 客戶詢問問題而我需要請示主管的信
- 客戶問候的來信
- 需要轉交同事或其他單位處理的信
這些郵件的特質是「在郵件裡完成答覆溝通，基本上就能解決問題」，而這類郵件我會善用 「 Google Inbox 」的功能來幫我更有效率、沒有失誤的答覆溝通。
那些可以當下答覆溝通的，或是當下可以轉交其他人的，而且不會花很多時間就能立即答覆的，就在處理郵件的當下立即答覆，答覆完成後，就在 Google Inbox 中按下「完成」，把他們從收件匣清空。
電腦玩物而這時候還會有些郵件是無法當下答覆的，無法當下答覆的郵件通常有兩個原因：
- 答覆他們的時間還沒到，有可能是幾個禮拜之後的事情，而且我當下沒時間。
- 沒辦法簡單答覆，我還要想一想，或是還要跟主管同事討論。
如果是「答覆他們的時間還沒到」的郵件，像是一封告知我下個月前回信提供講師與課程資料的郵件，而我當下還沒有時間答覆，那我會利用 Google Inbox 的「延後提醒」功能，把郵件延後到需要開始處理他們的時間，這時候郵件會從收件匣消失，等到時間到了才會再次出現，於是不會干擾我當下的完成工作狀態。
關於 Google Inbox 的「完成」與「延後提醒」功能，你可以參考我寫過的「Google Inbox 11步完成 Gmail 時間管理！一個月心得 」一文。
電腦玩物但是「沒辦法簡單答覆」的郵件就比較麻煩了，這時候我會利用 Google Inbox 與 Gmail 中通用的「標籤」功能來管理這類郵件，我目前精簡流程後設計了兩個標籤「和主管開會」、「需要想想」，把沒辦法簡單答覆的郵件先放入這兩個標籤之一，同樣是延後處理。
但透過這兩個標籤，我就可以在下次和主管開會時，打開「和主管開會」標籤，把所有需要請示與研究的郵件，一次拿出來討論。
我也可以在工作更有空擋的時候，打開「需要想想」的標籤，把那些要多花一點時間想清楚才能答覆的郵件，在這個有空檔的時間慢慢答覆。
這個利用標籤管理郵件流程的方法，可以參考：「Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理
電腦玩物如何處理任務到專案狀態？
但是，我的工作上有更多郵件是「不能只在郵件中解決問題」的，通常是一些交代重要任務的信，或是專案處理過程中的任務討論郵件，像是：
- 客戶要訂購我們公司某些產品的信，而我必須處理訂購流程
- 同樣也是課程邀請信，但已經確認邀請，所以我必須開始跟對方討論與設計課程大綱
- 產品設計過程的各種往來信件，包含產品時程、任務確認、產品細節討論
這些郵件的共通點是，他們是「我必須另外花時間去執行一段時間的任務」，還有他們通常會是「一個大專案裡的某一個流程的一部分」。
所以這些郵件「不是只要答覆就能完成的」，我還必須對這些郵件做下面兩件事情：
- 列出要完成這個郵件任務的待辦清單，例如設計課程大綱的行動清單。
- 把郵件討論細節整合到專案的流程中，例如新書封面的設計時程要納入專案時程一起管理。
這時候，郵件就不能只是留在信箱整理，而要彙整到專案流程一起整理，我便會利用 「Evernote 」來完成這個動作。如果是 Evernote 專業版，可以直接把郵件轉寄到自己的筆記。如果是 Evernote 免費版，就安裝 Evernote Web Clipper（可以截取 Gmail 網頁版的郵件與附檔） 或 Evernote for outlook 來擷取郵件。
例如這封郵件開始進入一個講座課程的設計討論，開始變成一個我要另外執行的任務了，我就會把郵件擷取到 Evernote，然後根據郵件裡討論的重點，開始在 Evernote 筆記裡規劃出行動任務清單，設好提醒後依序執行。
因為郵件裡無法做這樣的任務規劃，所以要轉換到 Evernote 來做，而後續如果有新的郵件討論內容，就繼續剪貼到 Evernote 該則任務筆記中補充即可。
電腦玩物又例如這封郵件是某一個大專案裡的某一個流程的討論細節，我會把相關討論郵件整合成一則 Evernote 筆記（這也解決郵件討論常常很零散的問題），然後將該則筆記用「記事連結」納入專案的排程流程，這樣郵件就可以跟專案很好的整合在一起，而不再是散落在信箱中難以整合歸納的狀態了。
這就是我處理那些「已經開始變成任務、專案一部分的郵件」的流程。
電腦玩物以上，就是我平常在整理郵件時的真實流程，簡單來說分成三大階段：
- 去除「不需處理」的郵件。
- 排程「需要答覆」的郵件。
- 任務化「開始變複雜」的郵件。
這樣一來，我就可以保持我常常提倡的「清空收件匣」狀態，讓處理步驟簡化，讓信箱保持高效率，並且不忘記需要答覆的郵件（但也不干擾目前工作），而且更重要的是，可以把那些任務與專案郵件有效的統整到專案流程中。
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